Comment décider de soumissionner ou non à un appel d'offres public
Une grille simple pour décider de soumissionner ou non, conçue pour les petites entreprises TI, avec les questions qui annoncent une victoire et les signaux d'alarme qui disent de passer son tour.
Chaque appel d'offres auquel vous soumissionnez vous coûte du temps que vous auriez pu consacrer à des clients payants, ou à un appel d'offres que vous avez plus de chances de gagner. Les entreprises qui ont les meilleurs taux de réussite ne sont pas celles qui soumissionnent à tout. Ce sont celles qui disent non tôt et souvent. La décision de soumissionner ou non est la façon de le faire délibérément plutôt que par hasard.
Les quatre arrêts immédiats
Si l'une de ces affirmations est vraie, ne soumissionnez pas. Pas besoin de grille.
- Vous ne respectez pas une exigence obligatoire et ne pouvez pas régler la situation avant la date de fermeture.
- Vous ne pouvez pas accepter une clause du contrat que l'acheteur déclare non négociable, comme une responsabilité illimitée.
- Vous n'avez pas le temps de rédiger une soumission dont vous seriez fier.
- Le travail ne fait pas partie de ce que vous faites. Se lancer dans un nouveau service à l'occasion d'un contrat public est une façon risquée d'apprendre.
La grille pour décider de soumissionner ou non
Notez chaque question de 0 à 3, où 0 veut dire « non » et 3 veut dire « clairement oui ». Faites le total.
| Question | Note de 0 à 3 |
|---|---|
| Avons-nous livré un travail très semblable au cours des trois dernières années? | |
| Pouvons-nous nommer un client de référence qui le confirmera? | |
| Connaissons-nous cet acheteur, ou un acheteur comme lui? | |
| Étions-nous au courant de cet appel d'offres avant sa publication? | |
| L'évaluation favorise-t-elle la qualité plutôt que le prix? | |
| Pouvons-nous fixer un prix avec une marge qui nous convient? | |
| La taille du contrat nous convient-elle (pas plus d'environ le tiers de notre chiffre d'affaires annuel)? | |
| Avons-nous des gens disponibles pour le réaliser si nous gagnons? | |
| N'y a-t-il pas de titulaire solide, ou le titulaire est-il connu pour ses résultats décevants? | |
| Le remporter mènera-t-il à d'autres travaux, comme un accord-cadre ou une phase subséquente? |
De 24 à 30 : soumissionnez, et confiez le dossier à vos meilleures personnes. De 15 à 23 : soumissionnez seulement si vous pouvez améliorer les notes faibles, par exemple en vous associant à un partenaire (en anglais). Moins de 15 : passez votre tour.
Les signaux d'alarme d'un appel d'offres que vous ne gagnerez pas
- Les exigences décrivent un seul produit, ou la façon de travailler d'un seul fournisseur, avec un niveau de détail inhabituel. Voir comment repérer un appel d'offres écrit pour quelqu'un d'autre (en anglais).
- Le délai de réponse est très court pour un travail d'envergure.
- Le budget est bien inférieur à ce que le travail coûterait réellement.
- Le contrat est un renouvellement, et le titulaire a bien livré.
- Vous n'en avez entendu parler sur le portail que le jour de la fermeture.
Décidez deux fois
Prenez une décision rapide à votre première lecture de l'appel d'offres, puis une deuxième une fois que vous avez lu les réponses aux questions de clarification et ébauché votre approche. Il est normal, et sain, de s'arrêter à cette deuxième étape. S'arrêter à mi-chemin coûte beaucoup moins cher qu'une soumission faible qui perd.
Suivez votre taux de réussite
Tenez un registre simple de chaque appel d'offres que vous examinez, de la note que vous lui avez donnée, de votre décision de soumissionner ou non, et du résultat. Après une douzaine de soumissions, vous verrez quelles notes annoncent une victoire pour votre entreprise. La plupart des petites entreprises TI visent un taux de réussite d'au moins une soumission sur trois parmi les appels d'offres qu'elles choisissent.
Questions fréquentes
Qu'est-ce qu'un bon taux de réussite pour les appels d'offres publics?
Pour les petites entreprises TI qui choisissent soigneusement leurs appels d'offres, remporter une soumission sur trois à une sur cinq est courant. Si vous en gagnez moins d'une sur dix, vous soumissionnez probablement à trop d'appels d'offres qui ne vous conviennent pas.
Devrais-je soumissionner simplement pour me faire remarquer par l'acheteur?
Rarement. On risque surtout de se souvenir d'une soumission faible pour les mauvaises raisons. Pour vous faire remarquer, il vaut mieux répondre à la consultation du marché ou à la demande de renseignements de l'acheteur, et demander une rencontre.
Puis-je soumissionner à un appel d'offres trop gros pour nous?
Vous le pouvez, mais il vaut souvent mieux vous joindre à une entreprise plus grande comme sous-traitant (en anglais), ou soumissionner en équipe, pour que l'acheteur voie une capacité suffisante pour livrer.