Comment lire un appel d'offres en 30 minutes
Une méthode pas à pas pour lire rapidement un appel d'offres public en TI, repérer ce qui décide si vous pouvez gagner et éviter les pièges avant de passer une semaine à rédiger.
Un appel d'offres public en TI peut compter de 15 à 300 pages, réparties entre un document principal, des annexes, des bordereaux de prix et un projet de contrat. La plupart des petites entreprises le lisent du début à la fin, et découvrent le quatrième jour qu'elles ne peuvent pas respecter une exigence obligatoire à la page 87. Il y a plus rapide.
Commencez par les quatre faits qui peuvent mettre fin à la soumission
Avant de lire quoi que ce soit d'autre, trouvez ces quatre éléments. Ils sont habituellement dans les premières pages, ou dans un tableau des renseignements clés.
- La date et l'heure de fermeture, et le fuseau horaire. Une soumission en retard est presque toujours rejetée, souvent automatiquement par le portail.
- Comment déposer la soumission. Quel portail, quels formats de fichiers, quelles limites de pages ou de mots, et s'il faut s'inscrire à l'avance.
- Qui peut soumissionner. Certains appels d'offres sont réservés aux fournisseurs inscrits sur une liste de fournisseurs qualifiés (en anglais), à une région ou à un groupe précis.
- La valeur du contrat ou le budget, s'il est publié. Il vous dit si le travail en vaut la peine, et quelle taille d'équipe l'acheteur imagine.
Si l'un de ces éléments vous exclut, arrêtez-vous. Vous venez de vous épargner une semaine.
Lisez ensuite les exigences obligatoires
Les exigences obligatoires se réussissent ou s'échouent. Si vous en manquez une, votre soumission n'est même pas évaluée, aussi bonne soit-elle par ailleurs. Les plus courantes en TI :
- un nombre minimal d'années d'existence ou de projets semblables réalisés;
- des certifications précises, comme ISO 27001 (en anglais);
- du personnel ayant des qualifications précises ou une cote de sécurité;
- une assurance d'un montant donné;
- des données hébergées dans un pays précis.
Copiez chacune dans une liste et inscrivez à côté comment vous allez la prouver. Tout ce que vous ne pouvez pas prouver aujourd'hui est un risque à régler, ou une raison de ne pas soumissionner.
Puis les critères d'évaluation et leur pondération
C'est là que se trouve l'essentiel de la valeur du document. Les critères d'évaluation vous disent exactement ce que l'acheteur va noter, et combien vaut chaque partie. Cherchez :
- Le partage entre prix et qualité. Un partage de 70/30 en faveur de la qualité récompense une solide réponse technique. Un partage de 30/70 veut dire que la soumission conforme la moins chère gagnera probablement.
- Le poids de chaque question. Une question qui vaut 25 % mérite cinq fois plus d'efforts qu'une question qui vaut 5 %.
- L'échelle de notation. Beaucoup d'acheteurs publient ce que valent un 0, un 3 et un 5. Rédigez en visant la description de la note la plus haute.
- Les entrevues ou les démonstrations, qui peuvent compter pour une grande part des points.
Lisez maintenant l'énoncé des travaux
L'énoncé des travaux (ou devis) décrit ce que l'acheteur veut obtenir. Lisez-le avec trois questions en tête :
- L'avons-nous déjà fait, et pouvons-nous nommer un client qui le confirmera?
- Qu'est-ce qui n'est pas clair? Ce seront vos questions de clarification (en anglais).
- Qu'est-ce qui n'est pas dit? Les détails manquants sur les intégrations, la migration des données, l'hébergement ou les heures de soutien sont là où les projets perdent de l'argent.
Terminez par les clauses du contrat
Les petites entreprises sautent souvent le projet de contrat. Ne le faites pas. Cherchez la limitation de responsabilité, à qui appartient la propriété intellectuelle, les modalités de paiement, les niveaux de service assortis de pénalités, et les assurances. Certains acheteurs n'acceptent aucune modification de leurs clauses, et soumissionner avec des réserves peut rendre votre soumission non conforme.
Un plan de lecture de 30 minutes
| Minutes | Ce qu'on lit | Ce qu'on décide |
|---|---|---|
| 0 à 5 | Dates clés, règles de dépôt, admissibilité | Pouvons-nous soumissionner? |
| 5 à 12 | Exigences obligatoires | Les respectons-nous toutes? |
| 12 à 20 | Critères d'évaluation et pondération | Où sont les points? |
| 20 à 27 | Énoncé des travaux | L'avons-nous déjà fait? Qu'est-ce qui est flou? |
| 27 à 30 | Clauses du contrat | Pouvons-nous vivre avec le risque? |
Au bout de la demi-heure, vous devriez être prêt à décider si vous soumissionnez ou non. Au Québec, les appels d'offres sont publiés sur le SEAO : voir notre guide Vendre des services TI au gouvernement du Québec.
Questions fréquentes
Combien de temps faut-il pour répondre à un appel d'offres public en TI?
Une courte demande de prix peut prendre une journée. Un appel de propositions complet pour un projet logiciel demande habituellement d'une à trois semaines de travail à temps partiel pour une petite entreprise. Bien lire l'appel d'offres dès le départ est la façon la moins chère de réduire ce temps.
Que faire si les documents d'appel d'offres se contredisent?
Posez une question de clarification par le canal officiel, avant la date limite des questions. La réponse de l'acheteur est généralement transmise à tous les soumissionnaires, par addenda, et fait partie de l'appel d'offres.
Faut-il lire toutes les annexes?
Lisez toutes les annexes que vous devez remplir ou signer, et parcourez les autres à la recherche d'exigences. Les bordereaux de prix et les déclarations cachent souvent des règles obligatoires sur la présentation.